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電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、一言で表すと以下のような法律を指します。
各税法で保存が義務付けられている帳簿・書類を、電子データで保存するためのルールなどを定めた法律
対象は、原則的にすべての「法人」「個人事業主」となります。
そのため、個人事業主の方も電子帳簿保存法に応じて、データの保存が必要です。
また、認められているデータの保存方法として、下記が挙げられます。
- 電子取引
- スキャナ保存
- 電子帳簿等保存
電子帳簿保存法で、個人事業主が対応すべき3つの点をまとめました！
【2023年11月時点】改正！電子帳簿保存法のポイント4つ
電子帳簿保存法は、過去に何度か改正がありました。
そのなかでも、2022年1月のものは、非常に大幅な改正となっています。
この項目では、具体的な変更点を4つピックアップしました。
(1)検索要件が緩和された
法改正によって、検索項目が下記3つに緩和されました。
- 日付
- 取引金額
- 取引先名
これまでは、書類ごとに設定する検索項目が定められており、その影響で設定に時間・労力が生じていました。しかし、検索用件が緩和されたため、業務の軽減に期待できるでしょう。
(2)データ保存が義務化された
改正前の電子取引のデータ保存では、下記いずれかの方法を選択できました。
- 電子データとして保存する方法
- 電子データを紙に出力し、保存する方法
しかし、改正によって、“必ず電子データのまま保存する”よう義務付けられました。
紙へのプリントアウトは認められないため、注意してください。
また、データ保存の義務化には、施行日から2年間の猶予期間が設けられています。
そのため、2023年12月末までに準備を整えておきましょう。
(3)適正事務処理要件が廃止された
これまで電子データの保存・スキャナ保存をするには、下記事項が必須でした。
管轄地域の税務署長に3ヶ月前までに申請し、承認を得ること
また、申請から承認のプロセスを辿るにも、非常に時間がかかります。
しかし改正により、次の要件を満たせば、電子データの保存の申請・承認が不要となりました。
- 社内規定の策定や周知が行われている
- 電子帳簿保存法に対応しているシステムが導入されている
事前承認が不要になったため、手続きにかかる業務負担を軽減できるでしょう。
(4)タイムスタンプの要件が緩和された
これまでは書類をデータ保存するとき、3営業日以内にタイムスタンプが必須でした。
しかし改正後は、付与期間が以下のように延長されています。
最長2ヶ月と7営業日
そのため、担当者が余裕を持って、作業に取り組めるようになりました。
また「データの訂正・削除履歴が残る」「訂正・削除ができないシステムを導入している」場合、タイムスタンプの付与は不要です。
したがって、次のどちらかで要件に対応すると良いでしょう。
- システムの導入
- タイムスタンプの付与
電子帳簿保存法のタイムスタンプとは：
付与された時刻に文書（電子データ）が、存在していた旨を示す証拠です。事前に契約した時刻認証局（TSA）が発行するタイムスタンプを残し、付与された時刻にその文書（電子データ）があったことを示します。さらに、“それ以降は変更を加えていないこと”を示す証拠にもなります。
2024年1月から注意！電子帳簿保存法の主な変更点3つ
2024年1月1日以降から、注意すべき変更点は下記3つです。
(1)電子取引データ｜紙保存要件が変更に
これまでは電子取引データにて、紙で印刷したものを原本として保管できました。
しかし、データの保管場所を決めるアクションが必要です。
取引情報を原則データで、電子帳簿保存法の要件に沿って保存する
■対象：所得税と法人税を申告する、すべての事業者
(2)スキャナ保存｜タイムスタンプと検索要件の緩和へ
繰り返しとなりますが、タイムスタンプ付与期間と検索要件が、以下の通り変更されました。
タイムスタンプ：最長2ヶ月+7営業日以内へ
検索要件：下記3つのみに緩和へ
- 日付
- 取引金額
- 取引先名
■対象：スキャナ保存の導入を希望している事業者
(3)電子帳簿等保存｜電子帳簿の利用で紙帳簿の7年間の保管が不要！
“国税関係帳簿書類を、すべてクラウド会計ソフトを使用して作成する”場合、紙帳簿の保管は不要です。
■対象：電子帳簿等保存の導入を希望している事業者
個人事業主の方！電子帳簿保存法の準備を進めましょう
この記事では、個人事業主の方へ向けて、電子帳簿保存法に関する情報をまとめました。
電子帳簿保存法は、基本的にすべての法人と個人事業主が対象です。
そのため、個人事業主の方も対応しなければなりません。
また2024年1月1日から、原則的に“電子データで受け取った請求書類は、印刷しての保管不可”となります。したがって、2023年12月末までに、計画的に以下のアクションを進めましょう。
- 電子帳簿保存法に対応したシステムの導入
- 電子データの保管場所や保存方法の取り決め など
個人事業主の方が、電子帳簿保存法に対応するにあたり、「IT導入補助金」を受け取れる可能性も！
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参考記事
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